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「新型コロナウイルス（COVID-19）」の世界的な大流行にともない、政府や自治体から国民や企業に向けて外出自粛要請、そして非常事態宣言がされました。
これにより社員とその関係者の安全のために、急遽「リモートワーク」を始める企業が増えていますが、リモートワーク体制が整っていない企業も多くあります。
そこで今回は、レンタルサーバーをリモートワークにおける環境作りに活用する方法をご紹介していきます。
リモートワークにおける課題とは？
リモートワークとは自宅やコワーキングスペース、カフェなどオフィス以外で働くことを意味します。
しかし、オフィスで勤務するのと、自宅などでリモートワークを行うのとでは、環境がまったく異なっています。
例えば、取引に関するデータなどのやり取りや、会計帳簿など社外に持ち出せない資料の操作など、情報保護の観点から個人PCで取り扱うには危険な業務も多々あります。
この課題は簡単に解決できるのですが、企業としては注意しなければならない点も多くあります。
まずはどのような課題があるのかを見ていきましょう。
課題①：情報やデータの共有
基本的に、社内で取り扱うデータは外に持ち出さない方が良いとされています。
しかし、リモートワークにおいても社内で管理すべきデータを操作する機会は必ず出てきます。
具体的な方法として、まずひとつに「ファイル共有ツール」があります。
ファイル共有ツールとは、「Dropbox」や「Googleドライブ」など、インターネット上にファイルを保管できる「オンラインストレージ」を介することで、ファイルのやり取りができるツールです。
インターネット環境があれば、どこからでもファイルのやり取りができるため、個人で活用している人も多いのではないでしょうか？
しかし、無料で使えるファイル共有ツールの場合、容量が少なかったり、セキュリティが不明であったりと不安が多く残ります。 そこで、
課題②：情報流出の危険性
リモートワークで使われるパソコンも回線も、全て個人のものです。
普段使いしている中で、たまたま迷惑メールからウイルスに感染してしまっている可能性もあります。
そのため、データを全て個人PCで取り扱わないように、より強固なセキュリティで管理されている社内PCを「リモートデスクトップ」で操作するという方法があります。
Windowsを搭載したPCだと標準の機能なので、あまりコストをかけずに導入できるのが魅力なのですが、リモートデスクトップに接続する際のセキュリティ面は注意する必要があります。
なぜなら、リモートデスクトップは接続先となるパソコンの「ユーザー名」と「パスワード」さえ知っていれば、誰でも接続できてしまうからです。
セキュリティソフトを各個人のPCに導入するにもコストと手間がかかり、またそれだけでは十分とは言えません。
オフィス勤務以上に情報流出のリスクは高まっているために、セキュリティ対策も二重三重に行う必要があります。
リモートワーク体制作りにレンタルサーバーをどう使う？
リモートでの勤務において、導入は簡単なものの、リスクは高いままです。
そこでレンタルサーバーを利用して、そのリスクを下げることができます。
その具体的な方法を紹介していきましょう。
解決①：レンタルサーバーをファイル共有に活用
まずは情報共有・ファイル共有にレンタルサーバーを活用する方法として、「ファイルサーバー」として用いることがあります。
ファイルサーバーとは文字通り、ファイル共有のためにサーバーを使用します。
ファイルサーバーは1台のサーバーで情報を管理し、また専門業者が管理してくれるので、自社でセキュリティ対策を施したり、運用に人員を割いたりといった必要がなくコストを抑えられるわけです。
オンラインストレージも提供業者が運営しているサーバーを利用して、ファイル共有ができるサービスですが、こちらは1つのサーバーを不特定多数で共有しているため、第三者からの不正アクセスのリスクは高まっています。
レンタルサーバーをファイル共有ツールとして使用する場合のメリットは通信時の暗号化や強固なファイヤーウォールなどの高いセキュリティ面となりますので、情報の保護を重視するならば、このような使い方も検討してみてはいかがでしょうか。
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解決②：アクセス制限して一つの仮想デスクトップを共有
アクセス制限をする方法として、特定のIPからのアクセスのみを受け付けるというものがあります。
このとき、リモートで操作するには、個人の回線をアクセス可能なIPとするために「VPN」を利用します。
「VPN」とは「Virtual Private Network」の頭文字を取ったもので、専用回線を仮想に構築する技術です。
昨今では、「VPN」の利用を基本として、セキュリティを二重三重にも強化するというやり方が多く取られています。
いくらレンタルサーバーやパソコンのセキュリティが万全でも、通信経路のセキュリティが不十分なままでは回線上で第三者に覗かれたり、情報を改ざんされるリスクがあります。
そして、レンタルサーバーの中には仮想デスクトップを構築し、その機能を複数人で共有することができるものもありますので、接続先を絞っておけば管理も楽になるでしょう。
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